כל רואה חשבון ויועץ מס כבר מכיר היטב את החשבוניות הדיגיטליות, המופקות בימינו על ידי הלקוחות בקשת רחבה של תוכנות און ליין ומהמחשב. עם זאת, קליטת חשבונית דיגיטלית עדיין מצריכה לא מעט עבודה סזיפית, הכוללת הקלדה של נתונים למערכות ממוחשבות, מרדף אחרי לקוחות להשלמת חסרים וכדומה. לכן, חשוב לדעת שכיום קיימות אפליקציות ההופכות לא רק את קליטת החשבוניות אלא עוד מגוון פעולות להרבה יותר פשוטות.
אפליקציות ייעודיות לרואי חשבון וליועצי מס
כידוע, הטכנולוגיה מתקדמת בצעדים מהירים והדבר הופך גם את חייהם של רואי החשבון ושל יועצי המס ליותר קלים ונוחים, אם משכילים לעשות שימוש באפליקציות החדשות שקיימות בשוק. דוגמא נאה לכך היא אפליקציה ייעודית לענף, מעין רואה חשבון דיגיטלי (אך כמובן מוגבל בהרבה מרואה חשבון אנושי), שלמעשה מאפשרת לרואה החשבון וליועץ המס להעניק שירות הרבה יותר קשוב ואישי ללקוחותיו.
לדוגמא, אפליקציה כזאת מקטינה למינימום את ההתעסקות בניירת, מבטלת את הצורך בהקלדות בזכות פקודות יומן אוטומטיות, מובילה לדיוק אופטימאלי בנתונים, מתאימה לצרכי ייצוג לקוחות מול הרשויות, ובנוסף מלווה במוקד תמיכה אנושי. כך חוסך המשרד הרבה מאוד זמן עבודה וגם כוח אדם, שלא לדבר על הוצאות משרדיות ונוספות, וכמו כן ביכולתו לגייס לקוחות חדשים ללא כל מגבלה גיאוגראפית.
מדובר במערכת המאפשרת ניהול מגוון היבטים תחת קורת גג אחת, בשקיפות מלאה, אליה מוזן החומר באופן אוטומטי עם נגישות מלאה לכלל הנתונים ומכל מקום ובכל זמן. כאמור, ניתן להפיק איתה חשבוניות דיגיטליות, קבלות עם חתימה דיגיטלית, הצעות מחיר, הזמנות ועוד, והכל באופן ישיר מול המייל של הלקוח. כמו כן, בכל הקשור לניהול וקליטה של ההוצאות, החיים נעשים הרבה יותר קלים: למעשה הכדור עובר ללקוח שמצלם את החשבונית בעצמו עם הסמארטפון והמערכת יודעת לבצע על הצילום עיבוד וסיווגים, עם אפשרות לצילום של חשבונית בודדת או מקבץ חשבונית ושליחה שלהן לקליטה.
מעבר לנושא של קליטת חשבוניות, עם האפליקציה גם אפשר להפיק במהירות דוחות ונתונים עסקיים, עם יכולת לנתח ולהפיק דוחות תוצאתיים בכל הרמות – החל ברמת ההוצאה הבודדת ועד להוצאות הכלליות. ניתן גם להפיק דוחות חודשיים ושנתיים לרבות אפשרות לניתוח בכל הרמות – עד לרמת חשבונית ההכנסה או ההוצאה. כמו כן, ניתן בכל עת להפיק לכל לקוח ניתוח מקדמות מס ופערי דיווח, להוציא דוחות רווח והפסד, מקדמות ומע"מ, לסלוק כרטיסי אשראי וכדומה. לכך מצטרפים יתרונות חשובים נוספים כגון ייתור תיוקים ידניים ותהליכים משרדיים, מיתוג דיגיטלי, שביעות רצון גבוהה של הלקוחות, ועוד.
